fbpx

Swinburne University of Technology Sarawak Campus

Notis Pengumpulan Data Peribadi

Pengumpulan

Universiti Teknologi Swinburne Kampus Sarawak (“Swinburne Sarawak”) hanya mengumpul data peribadi yang diperlukan, atau berkaitan dengan, satu atau lebih fungsi atau aktiviti di Swinburne Sarawak.  Istilah penggunaan “anda” dalam Notis Pengumpulan Data Peribadi ini meliputi mana-mana individu yang data peribadinya telah diberi kepada pihak universiti, termasuk pelajar semasa, bakal pelajar, graduan, bakal pekerja, penderma, peserta penyelidikan, kontraktor/ pembekal luaran, dan  pengarah/ pemegang saham bagi kontraktor/ pembekal luaran. Walaupun Swinburne Sarawak biasanya mengumpul maklumat korporat daripada pihak ketiga atau kontraktor/ pembekal luaran (contohnya, maklumat perbankan syarikat,  nombor sijil pendaftaran syarikat, identiti cukai perniagaan, maklumat struktur modal, penyata kewangan), tetapi terdapat juga kes-kes di mana Swinburne Sarawak mengumpul data peribadi daripada kakitangan yang terlibat dari syarikat pembekal.

Data peribadi anda yang dikumpul dan diproses oleh Swinburne Sarawak mungkin termasuk (bergantung kepada perkhidmatan yang disediakan dan diakses):

  • nama dan maklumat perhubungan lain yang berkaitan dengan individu;
  • nombor kad pengenalan dan emel rasmi universiti;
  • nombor-nombor kecemasan;
  • pengenalan fotografi;
  • kelayakan akademik, sejarah dan kemajuan;
  • maklumat yang berkaitan dengan kelayakan pembayaran atau sokongan pendidikan kerajaan (contohnya PTPTN, JPA, MARA);
  • maklumat yang berkaitan dengan penajaan bukan kerajaan, pinjaman pengajian dan anugerah industri;
  • maklumat aduan atau salah laku;
  • sekiranya melibatkan mana-mana perkhidmatan kesihatan, maklumat diperlukan untuk memberi perkhidmatan tersebut (contohnya sejarah perubatan);
  • data peribadi lain yang berkaitan yang diperlukan untuk memastikan keberkesanan pengurusan universiti.

Sila maklum kakitangan terlibat mengenai Notis Pengumpulan Data Peribadi ini, syarat-syarat ini yang juga melibatkan mereka dan sila pastikan kebenaran mereka diperolehi terlebih dahulu sebelum data peribadi mereka didedahkan kepada pihak universiti untuk tujuan yang dinyatakan dalam Notis Pengumpulan Data Peribadi ini. Di samping itu, dalam sesetengah situasi, anda mungkin memberikan data peribadi orang lain kepada pihak universiti (contohnya, apabila anda memberikan data peribadi tentang orang rujukan untuk mengesahkan rekod prestasi syarikat anda yang lepas). Dalam situasi ini, sila juga maklum individu lain tentang Notis Pengumpulan Data Peribadi ini dan sila pastikan kebenaran mereka diperolehi terlebih dahulu sebelum data peribadi mereka didedahkan kepada pihak universiti.

Swinburne Sarawak secara umumnya mengumpul data peribadi semasa pendaftaran atau pada penilaian permohonan kerja atau permulaan pekerjaan, pada penilaian cadangan perkhidmatan anda atau permulaan sesuatu kontrak, apabila anda mengakses sistem IT Swinburne Sarawak, atau apabila anda menyertai aktiviti-aktiviti atau projek-projek khas. Beberapa projek atau aktiviti khas mungkin mempunyai notis pengumpulan data peribadi mereka sendiri yang merupakan maklumat tambahan kepada maklumat yang terkandung dalam kenyataan pengumpulan umum (contohnya, semasa mengakses perkhidmatan kaunselling atau menggunakan perkhidmatan IT Swinburne Sarawak).

Swinburne Sarawak tidak akan mengumpul data peribadi sensitif (seperti kesihatan, agama) kecuali:

  • anda bersetuju dengan pengumpulan, dan maklumat tersebut diperlukan untuk, atau berkaitan secara langsung dengan, satu atau lebih fungsi atau aktiviti di Swinburne Sarawak; atau
  • pengumpulan maklumat tersebut diperlukan atau dibenarkan oleh atau di bawah undang-undang Malaysia atau perintah mahkamah/ tribunal; (contohnya, apabila menyediakan Sokongan Pelajar Kerajaan); atau
  • maklumat diperlukan untuk menyediakan perkhidmatan kesihatan kepada anda; atau
  • maklumat diperlukan untuk memproses kontrak anda.

Antara sebab-sebab utama Swinburne Sarawak mengumpul data peribadi anda termasuk:

  • untuk berurusan dengan anda;
  • untuk tujuan pentadbiran;
  • untuk menjalankan penyelidikan yang ditauliahkan oleh universiti;
  • untuk memudahkan pemilihan wakil pelajar;
  • untuk memenuhi kehendak undang-undang;
  • untuk memaklum anda mengenai kursus anda atau kursus-kursus/ kegiatan universiti;
  • untuk mengesahkan kelayakan permohonan biasiswa anda;
  • sebagai laporan kerajaan;
  • untuk mengesahkan geran/ biasiswa dalaman/ luaran anda;
  • sebagai pengurusan prestasi;
  • untuk memproses cadangan perkhidmatan anda dengan Swinburne Sarawak (contohnya, semakan rujukan);
  • untuk mengesan peruntukan barangan dan perkhidmatan anda kepada pihak universiti.

Bagaimana jika saya mengikuti kursus, program atau salah satu unit Swinburne Sarawak melalui pihak ketiga?

Jika anda mengikuti kursus, program atau salah satu unit Swinburne Sarawak melalui pihak ketiga, seperti rakan kongsi atau pembekal usahasama, pembekal perkhidmatan atau penyedia pendidikan lain, data peribadi anda juga mungkin dikumpul dan digunakan oleh pihak ketiga tersebut mengikut kenyataan privasi mereka.

Apakah yang akan berlaku jika saya memilih untuk tidak memberikan maklumat saya?

Secara umumnya, anda boleh memilih untuk tidak memberikan data peribadi anda kepada Swinburne Sarawak; namun demikian, kebanyakan data peribadi yang dikumpulkan oleh Swinburne Sarawak adalah diperlukan untuk memberi anda perkhidmatan pendidikan, pengaksesan sokongan kerajaan, atau untuk memenuhi kontrak anda. Tanpa maklumat tersebut, Swinburne Sarawak mungkin dihadkan untuk menyediakan perkhidmatan atau sokongan tersebut, untuk menjalankan aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan kontrak, atau untuk memproseskan pembayaran kami kepada anda. Dalam sesetengah kes, pendaftaran di Swinburne Sarawak tidak dapat dibuat tanpa pemberian maklumat-maklumat tertentu.

Bagaimana data peribadi dikumpul dan disimpan?

Swinburne Sarawak hanya akan mengumpul data peribadi dengan cara yang sah dan adil.

Swinburne Sarawak secara umumnya akan mengumpul data peribadi terus daripada anda, kecuali:

  • anda bersetuju dengan pengumpulan maklumat daripada individu yang berkaitan di mana individu tersebut juga tertakluk kepada Notis Pengumpulan Data Peribadi; atau
  • Swinburne Sarawak dikehendaki atau dibenarkan oleh, atau di bawah, undang-undang Malaysia, atau perintah mahkamah/ tribunal, untuk mengumpul maklumat daripada orang lain; atau
  • adalah tidak munasabah atau tidak praktikal untuk mendapatkan maklumat terus daripada anda.

Swinburne Sarawak menyimpan data peribadi dalam bentuk elektronik dan salinan cetak, dan mesti mematuhi keperluan pengekalan Polisi dan Prosedur Perlindugan Data Peribadi Universiti.

Penggunaan dan pendedahan data peribadi anda

Jika Swinburne Sarawak menyimpan data peribadi anda yang dikumpulkan untuk tujuan tertentu (tujuan utama), Swinburne Sarawak tidak akan menggunakan atau mendedahkan maklumat tersebut untuk tujuan lain, kecuali:

  • anda bersetuju dengan penggunaan atau pendedahan maklumat tersebut; atau
  • anda telah menganggap Swinburne Sarawak untuk menggunakan atau mendedahkan maklumat tersebut untuk tujuan selain daripada tujuan utama yang mungkin tidak jelas kepada individu yang berkenaan, atau dalam jangkaan munasabahnya.

Organisasi luar

Maklumat yang dikumpulkan mungkin didedahkan kepada pelbagai organisasi, termasuk:

  • Jabatan-jabatan kerajaan seperti MYRA dan MASTIC, Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia, agensi pengawalseliaan, badan-badan berkanun (contohnya, KWSP, PERKESO, LHDN, Baitulmal, statistik dan laporan Imigresen, Jabatan Perangkaan, MDC, MQA dan sebagainya) serta badan-badan akreditasi yang berkaitan;
  • Organisasi-organisasi luaran seperti badan-badan profesional, hospital atau agensi-agensi kerajaan, yang berkaitan dengan pengajian anda;
  • Pihak ketiga, seperti rakan kongsi atau pembekal usahasama, pembekal perkhidmatan lain atau pembekal perkhidmatan pendidikan lain, dalam keadaan di mana anda mengikuti kursus, program atau salah satu unit Swinburne Sarawak melalui pihak ketiga. Maklumat anda mungkin didedahkan bagi tujuan meningkatkan tahap penyampaian kursus, program atau salah satu unit Swinburne Sarawak (contohnya, juruaudit, agensi-agensi pengambilan pekerja, syarikat insurans, syarikat-syarikat percetakan, syarikat-syarikat telekomunikasi, penganjur-penganjur persidangan/ latihan);
  • Jabatan Imigresen Malaysia dan kedutaan-kedutaan asing bagi tujuan visa pelajar dan permit kerja;
  • Jabatan/ agensi kerajaan atau pihak berkuasa negara asing jika anda mendaftar dengan program atau biasiswa yang dikreditkan oleh negara asing;
  • Penaja pendidikan anda.

Pemasaran langsung

Swinburne Sarawak mungkin menggunakan atau mendedahkan data peribadi (selain daripada data peribadi sensitif) mengenai seseorang individu untuk tujuan pemasaran langsung jika:

  • Swinburne Sarawak mengumpul maklumat daripada individu tersebut; dan
  • individu tersebut telah menganggap Swinburne Sarawak untuk menggunakan atau mendedahkan maklumat tersebut untuk tujuan tersebut; dan
  • Swinburne Sarawak menyediakan cara yang mudah di mana individu tersebut boleh dengan mudahnya meminta untuk tidak menerima komunikasi pemasaran langsung dari Swinburne Sarawak; dan
  • individu tersebut belum lagi membuat permintaan tersebut dari Swinburne Sarawak.

Swinburne Sarawak mungkin menggunakan atau mendedahkan data peribadi sensitif seseorang individu untuk tujuan pemasaran langsung jika individu tersebut telah bersetuju dengan penggunaan atau pendedahan maklumat tersebut untuk tujuan tersebut.

Situasi kecemasan dan aktiviti jenayah

Swinburne Sarawak mungkin mendedahkan maklumat anda untuk tujuan lain jika ia dipercayai bahawa penggunaan atau pendedahan tersebut adalah diperlukan untuk mengurangkan atau mencegah:

  • ancaman serius dan pasti akan berlaku kepada kehidupan, kesihatan, keselamatan atau kebajikan seseorang individu; atau
  • ancaman serius kepada kesihatan awam, keselamatan awam atau kebajikan awam.

Swinburne Sarawak mungkin mendedahkan maklumat kesihatan untuk tujuan lain di mana ia mengesyaki bahawa aktiviti menyalahi undang-undang telah, sedang atau mungkin berlaku, dan menggunakan atau mendedahkan maklumat kesihatan sebagai bahagian penting dalam siasatan mengenai perkara tersebut, atau dalam melaporkan kebimbangan kepada orang yang berkenaan atau pihak berkuasa dan, jika Swinburne Sarawak, tidak akan melanggar keyakinan dengan penggunaan atau pendedahan tersebut.

Swinburne Sarawak mungkin mendedahkan maklumat kesihatan untuk tujuan lain di mana ia dipercayai bahawa penggunaan atau pendedahan tersebut adalah diperlukan untuk fungsi penguatkuasaan undang-undang oleh atau bagi pihak agensi penguatkuasaan undang-undang dan, jika Swinburne Sarawak, tidak akan melanggar keyakinan dengan penggunaan atau pendedahan tersebut.

Pendedahan di luar negara

Sebelum Swinburne Sarawak mendedahkan data peribadi anda kepada seseorang (penerima di luar negara):

  • yang tidak bermastautin di Malaysia atau wilayah-wilayah luar; dan
  • bukan sebahagian dari rangkaian universiti Swinburne Sarawak atau individu dari Swinburne Sarawak;

Swinburne Sarawak akan mengambil langkah-langkah yang munasabah dalam keadaan tersebut untuk memastikan bahawa penerima di luar nagara juga mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi atau akta yang sama di negara-negara mereka berhubung dengan data peribadi.

Bagi pelajar penyelidikan yang penyelia atau pemeriksa mereka berada di sebuah negara selain  Malaysia, data peribadi anda mungkin akan dihantar secara elektronik atau melalui mel kepada individu tersebut di negara tersebut.

Sesetengah sistem IT Swinburne Sarawak menggunakan perkhidmatan “cloud computing” dan dihoskan di negara-negara lain selain Malaysia. Bergantung kepada perkhidmatan pengeksesan ini boleh termasuk negara-negara terpilih di benua Amerika, Eropah atau rantau Asia-Pasifik.

Mengakses dan membuat pembetulan data peribadi

Swinburne Sarawak akan mengambil langkah-langkah (jika ada) yang munasabah dalam keadaan tersebut untuk memastikan bahawa data peribadi yang digunakan atau didedahkan adalah, dengan mengambil kira tujuan penggunaan atau pendedahan, tepat, terkini, lengkap dan relevan.

Tertakluk kepada pertimbangan undang-undang, jika Swinburne Sarawak menyimpan data peribadi seseorang individu, Swinburne Sarawak akan memberi individu tersebut akses kepada data peribadinya, atas permintaan individu tersebut. Maklumat boleh diminta dari Bahagian Hal Ehwal Pelajar (untuk pelajar) atau Bahagian Kewangan (untuk pembekal) melalui Borang Mengakses Data Peribadi.

Swinburne Sarawak mungkin mengenakan bayaran kepada individu tersebut atas permintaannya untuk mengakses data peribadinya. Bayaran akan ditetapkan pada kadar yang ditetapkan oleh Peraturan Perlindungan Data Peribadi (Bayaran) 2013.

Di bawah Polisi dan Prosedur Perlindugan Data Peribadi Universiti, Swinburne Sarawak tidak diperlukan untuk memberi anda akses kepada data peribadi anda jika:

  • Swinburne Sarawak percaya bahawa pemberian akses tersebut akan menjadi ancaman serius kepada kehidupan, kesihatan atau keselamatan mana-mana individu, atau kesihatan awam atau keselamatan awam; atau
  • pemberian akses akan memberi kesan yang tidak munasabah ke atas privasi individu lain; atau
  • permintaan pemberian akses adalah remeh atau menyusahkan; atau
  • maklumat yang berkaitan dengan prosiding undang-undang yang sedia ada atau dijangka antara Swinburne Sarawak dan individu tersebut, dan tidak akan dapat dicapai dalam proses prosiding itu; atau
  • pemberian akses akan mendedahkan tujuan Swinburne Sarawak berhubung dengan rundingan dengan individu tersebut dalam apa-apa cara yang boleh menjejaskan rundingan tersebut; atau
  • pemberian akses akan menyalahi undang-undang; atau
  • penafian akses dikehendaki atau dibenarkan oleh atau di bawah undang-undang Malaysia atau perintah mahkamah/ tribunal; atau
  • Swinburne Sarawak mempunyai sebab untuk mengesyaki bahawa aktiviti menyalahi undang-undang, atau salah laku yang bersifat serius, yang berkaitan dengan fungsi-fungsi atau aktiviti-aktiviti di Swinburne Sarawak telah, sedang atau mungkin berlaku DAN pemberian akses berkemungkinan menjejaskan pengambilan tindakan yang sewajarnya berhubung dengan perkara tersebut; atau
  • pemberian akses berkemungkinan akan menjejaskan satu atau lebih aktiviti penguatkuasaan berkaitan yang dijalankan oleh, atau bagi pihak, sebuah badan penguatkuasa; atau
  • pemberian akses akan mendedahkan maklumat evaluatif dijana dalam Swinburne Sarawak berhubung dengan proses membuat keputusan komersial yang sensitif.

Hak anda untuk membuat pembetulan

Jika Swinburne Sarawak menyimpan data peribadi anda dan Swinburne Sarawak berpuas hati bahawa, dengan mengambil kira tujuan perolehan maklumat tersebut, maklumat tidak tepat, ketinggalan zaman, tidak relevan atau mengelirukan atau, anda meminta Swinburne Sarawak agar membetulkan maklumat itu, Swinburne Sarawak akan mengambil langkah-langkah (jika ada) yang munasabah dalam keadaan tertentu untuk membetulkan maklumat tersebut untuk memastikan bahawa, dengan mengambil kira tujuan ia disimpan, maklumat tersebut adalah tepat, terkini, lengkap, relevan dan tidak mengelirukan. Pembetulan maklumat boleh dibuat dengan menggunakan Borang Pembetulan Data Peribadi (untuk pelajar) atau dengan menghubungi Bahagian Kewangan Swinburne Sarawak di proc.fin@swinburne.edu.my (untuk pembekal).

Aduan mengenai perlanggaran Akta Perlindungan Data Peribadi

Jika anda percaya bahawa Swinburne Sarawak telah melanggar undang-undang privasi, dalam tempoh enam (6)  bulan dari masa anda mula menyedari pelanggaran tersebut berlaku, anda boleh:

Aduan anda akan dikaji semula dan diurus sebagaimana yang dinyatakan dalam Polisi People, Culture and Integrity universiti, yang boleh didapati di http://www.swinburne.edu.au/about/leadership-governance/policies-regulations/policies/people-culture-integrity/integrity/.


Maklumat lanjut

Sila baca Polisi dan Prosedur Perlindungan Data Peribadi